隨著國產(chǎn)替代加速與《“十四五”醫(yī)療裝備產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》推進(jìn),醫(yī)療器械行業(yè)將迎來“戴維斯雙擊”,根據(jù)中商情報網(wǎng)預(yù)估,到2023年我國醫(yī)療器械市場規(guī)模達(dá)10564億元,年復(fù)合增長率超18%。

這一萬億市場誕生了越來越多細(xì)分領(lǐng)域的“領(lǐng)頭羊”,河南亞都醫(yī)療器械集團(tuán)有限公司(以下簡稱“亞都醫(yī)療”)就是其中之一。企業(yè)成立于1992年,是國內(nèi)卓越的醫(yī)療健康產(chǎn)業(yè)服務(wù)商。擁有四個現(xiàn)代生產(chǎn)廠區(qū),企業(yè)員工3000多名,各類自動先進(jìn)制造設(shè)備數(shù)千臺,生產(chǎn)各類醫(yī)療產(chǎn)品100余種、數(shù)千種規(guī)格。

在研發(fā)創(chuàng)新投入方面,亞都醫(yī)療成果豐碩。先后獲得河南省醫(yī)用防護(hù)用品重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、博士后創(chuàng)新實(shí)踐基地等研發(fā)平臺,同時榮獲全國抗擊新冠肺炎疫情先進(jìn)集體、國家級知識產(chǎn)權(quán)優(yōu)勢企業(yè)、國家高新技術(shù)企業(yè)等眾多榮譽(yù)稱號。

亞都集團(tuán)信息副總監(jiān)王艷軍表示:“集團(tuán)自上而下大力推進(jìn)信息化、數(shù)字化在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中應(yīng)用,多個重點(diǎn)項目由創(chuàng)始人親自牽頭建設(shè),企業(yè)數(shù)字化思維已深入人心。”他還透露:“近些年,亞都醫(yī)療得到空前發(fā)展,業(yè)務(wù)體量與員工數(shù)量大幅增加,致使企業(yè)對部門間業(yè)務(wù)協(xié)同效率、數(shù)據(jù)穿透、內(nèi)部風(fēng)控等方面提出更高要求。”

01

業(yè)財不協(xié)同,亟須找到數(shù)字化切入口

為了加強(qiáng)部門間協(xié)同效率、提升工作效率,亞都醫(yī)療先后引入了金蝶云星空ERP系統(tǒng)、易路人力資源系統(tǒng)及其他系統(tǒng)。借助這些信息化工具,亞都醫(yī)療解決了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、客戶管理、人資管理等部門內(nèi)協(xié)同問題,但上系統(tǒng)不等于實(shí)現(xiàn)業(yè)財融合,不同信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不互聯(lián)互通,部分?jǐn)?shù)據(jù)流轉(zhuǎn)仍需要人工操作,跨部門高效協(xié)作仍需找到更合適的切入口。

王艷軍認(rèn)為:“對亞都醫(yī)療的員工而言,最大的痛點(diǎn)就是報銷。每年亞都醫(yī)療財務(wù)部門處理8000+張報銷單及22000+張發(fā)票,從發(fā)起申請到審批,再流轉(zhuǎn)到財務(wù)部門審核,發(fā)票查驗(yàn)、核實(shí)行程、支付款項、記賬歸檔等整個流程由多個系統(tǒng)獨(dú)立完成,報銷流程不公開、因公消費(fèi)不透明、預(yù)算管控不及時。大額墊付、報銷周期長、數(shù)據(jù)溯源、查重驗(yàn)真、手動制證歸檔等問題困擾著業(yè)務(wù)與財務(wù)人員。”

差旅時間長,墊付金額高

由于公司差旅申請的特殊性,業(yè)務(wù)人員通常設(shè)置第一行程后,無法確認(rèn)后續(xù)行程具體地點(diǎn)與時間,需要后期補(bǔ)充申請;并且差旅周期較長,可報銷時間較短,一次差旅時間通常超過30天,次月10號統(tǒng)一開始報銷,一旦錯過,就需要等到下下個月報銷;期間員工需要大量墊付酒店、機(jī)票、火車票、商務(wù)宴請等費(fèi)用,員工個人資金壓力非常大。

費(fèi)用管控滯后,預(yù)算時有超標(biāo)

長期差旅途中,招待費(fèi)用常常因情況緊急,且發(fā)起申請審批不便,員工提前墊付費(fèi)用。事后再補(bǔ)申請,常會出現(xiàn)預(yù)算超標(biāo)情況;此外,階段行程中員工出行、住宿、用車等因公消費(fèi)行為無法事前規(guī)范,不合理花費(fèi)造成預(yù)算浪費(fèi)。

報銷流程復(fù)雜,審批周期較長

一次行程積攢大量紙質(zhì)與電子發(fā)票,常出現(xiàn)發(fā)票丟失、開票信息不完整、重復(fù)報銷等情況,并且員工手工貼票往往因不規(guī)范被退回,重新貼票審批;由于整個審批流程卡點(diǎn)不清晰,審批單據(jù)流轉(zhuǎn)進(jìn)度不能實(shí)時查看,報銷周期被拉長。

業(yè)財數(shù)據(jù)不互通,財務(wù)工作忙不停

由于整個報銷流程與OA、財務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立,財務(wù)人員需要人工核實(shí)單據(jù)與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性,逐張檢查發(fā)票信息的完整性,電子發(fā)票逐張查重驗(yàn)真等;報銷審批結(jié)束后,財務(wù)人員切換至付款系統(tǒng)完成支付;報銷單據(jù)需要手工導(dǎo)入核算系統(tǒng),完成制證歸檔,工作量巨大。

“亞都醫(yī)療報銷時間較為固定,一般次月10號發(fā)起報銷,走完審批流程到20號左右。而前幾年因?yàn)橐咔榉饪?很多出差員工回公司報銷時間難確認(rèn),往往會錯過報銷時間。”王艷軍還表示:“當(dāng)下亟須從報銷入手,找到先進(jìn)的數(shù)字化工具,廣泛連接各部門信息化系統(tǒng),打通申請-訂購-驗(yàn)票-報銷-支付-記賬-歸檔全鏈路自動化。既可以讓所有因公消費(fèi)動因有跡可循,報銷審批流程更加順暢,又實(shí)現(xiàn)從流程驅(qū)動到數(shù)據(jù)驅(qū)動的業(yè)財一體化轉(zhuǎn)變。”

02

“數(shù)字費(fèi)控+商城”一體化,實(shí)現(xiàn)全鏈路自動化

經(jīng)過多輪洽談,2022年4月,亞都醫(yī)療最終選擇了國內(nèi)領(lǐng)先SaaS費(fèi)控報銷服務(wù)商——合思。作為費(fèi)控領(lǐng)域的頭部廠商,合思統(tǒng)籌發(fā)力費(fèi)控管理與商城,實(shí)現(xiàn)“兩條腿走路”,引領(lǐng)性地全鏈路進(jìn)入L4級無需報銷階段。針對亞都醫(yī)療在移動報銷、因公消費(fèi)、財務(wù)合規(guī)等難題,合思團(tuán)隊提出“數(shù)字費(fèi)控+商城”一體化解決方案,將過去事后的報銷風(fēng)控管理前置到事前和事中。

目前,亞都醫(yī)療已具備打通“費(fèi)控+商城”、實(shí)現(xiàn)全鏈路自動化的條件,絕大多數(shù)場景都由數(shù)字化系統(tǒng)自動完成。不僅實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一資金賬戶、統(tǒng)一票臺、統(tǒng)一服務(wù)臺、統(tǒng)一規(guī)則主數(shù)據(jù),消費(fèi)平臺也從孤立使用變?yōu)閲@場景的多供應(yīng)商聚合消費(fèi)平臺,實(shí)現(xiàn)同屏比價選購,員工在聚合消費(fèi)平臺的所有消費(fèi)場景都無需墊資、無需報銷。

●在事前申請階段,員工可通過移動端隨時隨地做發(fā)起差旅申請、審批,一次申請可解決出差審批與“機(jī)、酒、火、打車”等事項預(yù)定,同時通過行程規(guī)劃管控,限定不必要的出行;未知出行計劃,直接在審批流程中自定義添加,無需二次審批。

●在事中消費(fèi)階段,合思商城/攜程商旅通過關(guān)聯(lián)申請單做差旅預(yù)訂時,通過內(nèi)置差旅職級、城市等分級標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)從海量資源聚合比價智能推薦最優(yōu)性價比選項,超額消費(fèi)會做明顯提醒;此外,員工無需墊資差旅費(fèi)用,安心出差。

●在事后報銷階段,針對員工高頻差旅費(fèi)用填報與規(guī)范預(yù)算管理難題,引入移動端審批功能,隨時隨地發(fā)起項目費(fèi)用申請、借款及報銷等,通過OCR智能識別、拍照等一鍵上傳方式代替手工填寫、貼票等低效環(huán)節(jié);由于全程采用企業(yè)對公支付,平臺根據(jù)結(jié)算周期統(tǒng)一開票,財務(wù)統(tǒng)一報銷。而事后控制的差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)審核,也由于系統(tǒng)提前預(yù)置管控,節(jié)省了大量的財務(wù)人員事后人工審核時間。

●在財務(wù)入賬階段,合思費(fèi)控的EAI Pro功能憑借自身超強(qiáng)的連接能力,已提交的發(fā)票自動驗(yàn)真并自動歸集到發(fā)票池中,通過與核算系統(tǒng)打通,自動匹配會計科目制成憑證并歸檔,整個費(fèi)控過程實(shí)現(xiàn)審批流、支付流、賬務(wù)流的“三流合一”,極大節(jié)省財務(wù)作業(yè)工作量。

隨著差旅報銷流程更加順暢、大部分基礎(chǔ)性工作被系統(tǒng)取代,亞都醫(yī)療業(yè)財協(xié)同效率與財務(wù)數(shù)字治理能力得到進(jìn)一步提升。王艷軍認(rèn)為:“未來,隨著亞都醫(yī)療全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級推進(jìn),財務(wù)體系將不斷向業(yè)務(wù)前端延伸,財務(wù)人員走出辦公室、走進(jìn)業(yè)務(wù)一線。依托數(shù)字化工具提供的數(shù)據(jù)支撐,反哺指導(dǎo)業(yè)務(wù),為企業(yè)帶來極致業(yè)財融合體驗(yàn)。”